dinsdag 7 juni 2016

Google Forms automatisch sluiten


Je kan een Google Form manueel sluiten: iemand die dan nog op de link klikt, krijgt de melding dat inzendingen niet meer mogelijk zijn.

Het kan echter handig zijn, dat een Form gesloten wordt, zonder dat je daaraan dient te denken.
Die optie is niet standaard aanwezig in Google Formulieren, het kan wel via de add-on FormLimiter.

1 Een formulier handmatig sluiten
2 Een formulier sluiten met FormLimiter
2.1 De add-on installeren
2.2 Sluiten op bepaalde datum
2.3 Sluiten na x-aantal inzendingen
2.4 Sluiten bij waarde in een (spreadsheet) cel
3 Downloads en bronnen

1 Een formulier handmatig sluiten

Open het tabblad 'reacties' (1) en verplaats de schakelaar naar links (2).
Je kan de melding die mensen te zien krijgen personaliseren bij 'bericht voor respondenten'.


Naar top

2 Een formulier sluiten met FormLimiter

Met FormLimiter kan je een formulier zo instellen, dat het onder bepaalde omstandigheden automatisch gesloten wordt. De opties voor afsluiten zijn:
- op een bepaalde datum en uur;
- na een bepaald aantal (totaal) inzendingen;
- indien een bepaalde waarde in een bepaalde cel van de spreadsheet met reacties terechtkomt.

NB: Wil je dat bepaalde opties in een formulier, nadat ze x-aantal keer zijn aangeduid, verdwijnen uit de mogelijkheden, dien je gebruik te maken van de add-on Choice Eliminator 2.

Naar top

2.1 De add-on installeren

Om een add-on te installeren, klik je in de bewerkmodus van je form op 'meer' (1) en 'add-ons' (2).


Geef in het zoekveld 'FormLimiter' in (1) en klik op gratis (2) om deze toe te voegen.
In de volgende dialoogvensters verleen je de toestemming/leg je een koppeling tussne je Google account en de add-on.


Om de add-on nu effectief te gaan gebruiken klik je op het 'puzzelstukje' > formlimiter'.


... en 'Set limit'.

2.2 Sluiten op bepaalde datum

In het uitklapmenu kies 'date and time'.


Bepaald datum (on) en tijd (at) (1).
In het tekstveld, geef je de tekst in die de respondent te zien krijgt indien het Form gesloten is ... "Sorry, maar de deadline voor deze bevraging ..." of iets dergelijks (2).
Je kan aanvinken dat je een mail ontvangt, vanaf het ogenblik dat het formulier gesloten is (3).
Sla tenslotte je instellingen op (4). Het formulier zal gesloten worden op het door jou ingestelde tijdstip.

Naar top

2.3 Sluiten na x-aantal inzendingen

Je kan er ook voor opteren om een formulier te sluiten nadat er bijvoorbeeld, 100 inzendingen verstuurd zijn.
In het uitklapmenu kies 'max number of form responses' (1). Geef een geheel getal in (2): als dit getal overschreden wordt, sluit het formulier.
In het tekstveld, geef je de tekst in die de respondent te zien krijgt indien het Form gesloten is ... "Sorry, maar het maximaal aantal inzendingen voor dit formulier is bereikt ..." of iets dergelijks (3).
Sla tenslotte je instellingen op (4). Het formulier zal gesloten worden wanneer het maximaal door jou bepaald aantal inzendingen werd overschreden.

2.4 Sluiten bij waarde in een cel

Aan ieder formulier is een spreadsheet verbonden. Hierin worden de reacties van je bevraagden opgeslagen.
Indien in een bepaalde cel, een woord, getal, ... te staan komt, kan je het formulier op basis daarvan laten sluiten.
Als praktische toepassing, denk ik bijvoorbeeld aan een formule: indien "ja" 35 keer werd ingevuld, sluit het formulier. Indien een datum 20 keer werd opgegeven, sluit het formulier...

Kies in het uitklapmenu voor 'destination spreadsheet cell value' (1)
De spreadsheet waarop de add-on zich baseert, is automatisch degene die jij hebt gekozen om de reacties in op te slaan (2).
In (3) geef je de naam van het tabblad en het celnummer in.
In (4) de waarde op basis waarvan het form zal gesloten worden.
In dit voorbeeld, zal het formulier gesloten worden, indien in Cel B6, tabblad 'Formulierreacties 3' de waarde 'ja' zal ingevuld worden.
Bepaal de tekst die een respondent te zien krijgt in geval van een afgesloten formulier (5) en bevestig je instellingen (6).

3 Downloads en bronnen