donderdag 16 maart 2017

Classroom: bestand uit een Team Drive posten

Indien je een post wil plaatsen in Google Classroom, met een bestand uit een Team Drive, dan lijkt dit in eerste instantie niet te kunnen.

Het is nog niet echt gebruiksvriendelijk, maar het kan wel.
Ook zonder dat de mensen die het bestand dienen te lezen, lid zijn van die Team Drive.

Indien je kiest om een Drive bestand toe te voegen aan een post, zie je inderdaad geen tabblad 'Team Drive' of iets dergelijks.

Je kan dan alleen maar zoeken op bestanden en/of mappen die in je Team Drive staan en ze vervolgens zo toevoegen.
Automatisch worden docenten toegevoegd met als status 'bewerken' en studenten met 'weergeven'.


woensdag 15 maart 2017

Classroom: laat studenten buiten je organisatie deelnemen aan je Lesgroepen

Sinds vandaag is het mogelijk om studenten die géén deel uitmaken van de G Suite van jouw organisatie te laten deelnemen aan een Lesgroep.

Het kunnen (afhankelijk van je instellingen) zelfs studenten zonder een G Suite account zijn.

NB het is nog niet mogelijk om met een @gmail.com account zelf lesgroepen aan te maken, deze functie zou de volgende weken uitgerold worden: je kan je wel al opgeven voor Google Classroom Early Access via deze link.

Deze optie maakt het mogelijk om Lesgroepen open te stellen tussen verschillende scholen of lessen aan te maken voor een heterogene groep van gebruikers.

Ingelogd met mijn eigen Gmail account, zie ik nu de optie deel te nemen aan een Lesgroep.


De admin van de Lesgroep waaraan ik wil deelnemen, dient dan wel dit zo ingesteld te hebben in het admin panel

Bronnen

Google For Education on Twitter. (2017). Twitter. Retrieved 15 March 2017, from https://twitter.com/GoogleForEdu/status/842044221506912256


Google Classroom: Now open to even more learners. (2017). Google. Retrieved 15 March 2017, from https://blog.google/topics/education/google-classroom-now-open-even-more-learners/

dinsdag 14 maart 2017

Inloggen op Chrome/wisselen tussen accounts

Er is een verschil tussen ingelogd zijn op je Chrome Browser en ingelogd zijn op één van de onderdelen Gmail, Drive, ...

Als je wil dat je extensies, bladwijzers, uiterlijk, ... overgenomen worden dien je ingelogd te zijn op Chrome.

Daarnaast leggen we in deze post uit hoe je naar je schoolaccount, kan inloggen op je persoonlijke Google account. Zo kan je beide netjes gescheiden houden en makkelijk switchen van het ene naar het andere account.

1 Inloggen op Chrome
2 Inoggen op een eigen Google account (naast je schoolaccount)

1 Inloggen op Chrome

Op onderstaande afbeelding, zie je dat ik ingelogd ben in Gmail (1).
Mijn bladwijzers en dergelijke verschijnen echter niet. Ik ben immers niet ingelogd op Chrome.
Ik zie dat door het witte neutrale "manneke" (2) bovenaan rechts in mijn browser (2).
Klik er op en kies 'inloggen op chrome' (3).


Geef je school-account adres in ...


Vervolgens je wachtwoord ...


Indien je gevraagd wordt je gegevens te koppelen, doe je dit.
Waarom? Zo kan de school voor je bepaalde belangrijke Bladwijzers, een startpagina, ... en dergelijke instellen.


Er wordt gevraagd je bladwijzers en dergelijke te synchroniseren, doe dit.
Je bent nu ingelogd in Chrome en al je instellingen komen terug.

Afhankelijk van de (hoeveelheid) extensies, zullen enkele pop-ups verschijnen, kan dit even duren ...

2 Inloggen op een eigen account (naast je schoolaccount)

Het voordeel om met twee aparte Chrome accounts te werken, ipv bijvoorbeeld twee maal in te loggen op je Gmail, is dat alles netjes gescheiden en overzichtelijker blijft.
Je kan zo ook voor je persoonlijke account andere bladwijzers en dergelijke instellen.

Klik bovenaan op je naam (van je schoolaccount) (1) en kies voor 'mensen beheren' (2).


In het volgende scherm kies je voor 'persoon toevoegen'.



Geef je nieuwe account een herkenbare naam (1). Dit is de naam die rechtsboven zal verschijnen in je browser.
Kies een icoontje (2). Als je een profielfoto hebt, ga je dit icoontje achteraf niet vaak zien.
Kies of je een aparte snelkoppeling naar deze Chrome account wil op je bureaublad (3) en sla op (4). 


Vervolgens verschijnt een nieuw venster. Klik hier hier weer op je naam (1) > inloggen op Chrome (2).


Geef je persoonlijke Google gegevens in


Vervolgens je wachtwoord ... Er wordt gevraagd je gegevens te synchroniseren, kies 'ok'.

Hoe switch je nu tussen je school en je persoonlijke account?
Klik boven aan op je naam en kies in het lijstje het account dat je wil openen.



maandag 13 maart 2017

Team Drives


Team Drives zijn sinds 2017/03/09 beschikbaar voor alle G Suite gebruikers.

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken
2 Een Team Drive aanmaken
3 Leden toevoegen en rechten instellen
4 Bestanden en mappen in een Team drive plaatsen
5 Team Drives voor beheerders

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken?

Google Drive is op zich een handige manier om bestanden, mappen, ... te maken en te delen, samen te werken.

Een aantal zaken waar je als gebruiker/organisatie mee geconfronteerd wordt:

Gebruiker:
- mensen verplaatsen of verwijderen gedeelde bestanden, uit een 'gedeelde map'. Hierdoor zijn anderen de rechten op deze bestanden kwijt of kunnen ze niet meer terugvinden.

Organisatie:
- een gebruiker verlaat de organisatie, zijn account wordt verwijderd, alle bestanden waar hij eigenaar van was zijn verwijderd;
- je hebt als admin geen toegang tot, beheersrechten voor bepaalde mappen die 'eigenlijk tot de organisatie' behoren, als anderen dan een admin er eigenaar van zijn.

En voor beide geldt, dat een map die met heel veel mensen gedeeld wordt, uiteindelijk vaak een map wordt met zeer veel 'eigenaars' van submappen en bestanden, waardoor het beheer erg moeilijk wordt.

Voor al deze bovenstaande bedenkingen en onderstaande oplossingen, zijn ook binnen de 'gewone' Drive aanpassingen te bedenken. Maar toch is dit vaak minder eenvoudig beheersbaar of vergt het meer stappen en instellingen.

Oplossingen door het gebruik van Team Drives:

- er is niet één eigenaar van de bestanden van een Team Drive. Meerdere personen kunnen 'volledige toegang' hebben tot een Team Drive;
- Team Drives bevat een 'nieuwe' deelinstelling, waarbij mensen bewerkrechten hebben voor bestanden, maar niet op de mappen. Concreet: ze kunnen de bestanden bewerken en nieuwe toevoegen, maar ze kunnen ze niet verwijderen of verplaatsen uit mappen (klopt als je zegt dat dit ook kan door afwisselende 'weergeven' en 'bewerken' rechten in te stellen in een gewone Drive map, maar dit is toch eenvoudiger);
- in de admin console, heb je een overzicht van alle bestaande Team Drives, ook als je er eigenlijk geen lid van bent. Je kan leden toevoegen of rechten aanpassen (dit is natuurlijk relevant, voor mappen die essentieel zijn voor een organisatie, niet voor een individuele map of een map gedeeld met pakweg één andere student).

2 Een Team Drive aanmaken

Het onderdeel Team Drives, vind je terug in je Google Drive, op hetzelfde niveau als je My Drive/Mijn Schijf.


Om een nieuwe Team Drive te maken, dien je in het linkermenu op 'Team Drives' (1) te gaan staan, klik op 'nieuw' (2) en geef je Team drive een naam (3).
(ook mogelijk: rechtermuisklik direct op Team Drive > Nieuwe Team Drive maken)


Je nieuwe Team Drive verschijnt nu in het lijstje. Achteraan zie je het aantal leden van deze Team Drive.


Open de Team Drive voor meer instellingen, om leden toe te voegen ... (1). Je kan eveneens het thema wijzigen (op het moment van schrijven uitsluitend afbeeldingen uit de galerij, geen eigen afbeeldingen).
Net zoals in de 'gewone' Drive, kan je via 'Details weergeven' (2) inzage krijgen in wat er door wie gedaan werd in deze Team drive.


NB Je ziet ook dat er voor iedere Team Drive een aparte prullenbak wordt bijgehouden.

3 Leden toevoegen en rechten instellen

Klik op 'add members' of menu > leden toevoegen.


Voeg leden toe, net zoals je gewoon bent. Dit kunnen individuen zijn of groepen. (1).
Bepaal de rechten (2) (zie volgende afbeelding voor gedetailleerde uitleg).
Geef eventueel een bericht op (3).
Standaard wordt er een melding verzonden, vink aan als je dat niet wil (4) en kies vervolgens voor verzenden (5).


De deelrechten zijn enigszins anders in een Team Drive:

(1) Volledige toegang: persoon in kwestie kan alles (zelfs de persoon verwijderen die de Team Drive heeft aangemaakt, er is geen individuele 'eigenaar' zoals bij 'gewone' mappen);
(2) Bewerkingsrechten: deze mensen kunnen een bestand toevoegen, bewerken, uploaden, de naam van een map wijzigen, ... Ze kunnen géén leden toevoegen, noch rechten aanpassen. Ze kunnen evenmin een bestand of map verplaatsen van de ene locatie in de Team Drive naar de andere. Ze kunnen (ook eigen gemaakte bestanden) niet verwijderen;
(3) Reactierechten: men kan zoals het woord het zegt 'reageren' op alle bestanden;
(4) Weergaverechten: deze leden kunnen alle onderdelen van de Team Drive bekijken.


Belangrijk:

- als iemand bepaalde van bovenstaande rechten heeft, geldt dit voor alle onderdelen van de Team Drive. Je kan geen andere rechten instellen voor submappen. Leden van een Team Drive gaan dus steeds minimaal alle bestanden en mappen zien; bepaalde items niet-zichtbaar maken kan dus niet.
- alleen mensen met 'volledige toegang' kunnen een Team Drive verwijderen en alleen als deze "leeg" is: zolang er bestanden of mappen in de Team drive staan, kan deze niet verwijderd worden;
- een bestand (doc, presentatie, ...) kan apart gedeeld worden met mensen die geen deel uitmaken van de Team Drive. Ze vinden het dan uitlsuitend terug in hun 'gedeeld met mij', evenmin kunnen ze het verplaatsen naar hun 'mijn schijf'. Maar je kan dus een bestand door iemand die niet in de Team drive zit, laten bewerken;
- een bestand in een Team Drive kan slechts op één locatie staan: shift+z zoals bij bestanden in je gewone Drive om deze op meerdere plaatsen tegelijk te zetten zal dus niet werken (ook omgekeerd niet: in Drive en 'toevoegen aan' een Team drive map).

4 Bestanden en mappen in een Team Drive plaatsen

Je kan zowel nieuwe bestanden aanmaken, als bestanden van je Drive naar een Team Drive verplaatsen, alsook bestanden en mappen uploaden.

Wil je een volledige mappenstructuur verplaatsen (van je Drive) naar een Team Drive: dat kan (nog?) niet als gewone gebruiker.

Oplossing: geef je admin rechten op de te verplaatsen map > vraag de admin om de map te verslepen naar de gewenste Team drive folder.

Drive apps werken op het ogenblik van schrijven nog niet met Team Drives (het lukt me dan ook bijvoorbeeld niet om mijn 'Powtoon' naar Team Drives te verplaatsen).

5 Team Drives voor beheerders

Voorlopig kan je Team Drives nog uitzetten voor je organisatie of bepaalde OU's.


Als beheerder heb je zicht op alle Team Drives, kan je leden toevoegen, verwijderen, jezelf toevoegen, ...



Je kan ook gegevens herstellen: indien er bepaalde bestanden definitief (dus ook uit de prullenbak) verwijderd zijn, kan je deze herstellen binnen de 25 dagen. Daarna zijn ze onherroepelijk verloren.
Indien je een Team Drive herstelt (bij de 'gewone' drive is dit trouwens ook zo) worden nieuwe bestanden niet verwijderd, alleen worden reeds verwijderde bestanden opnieuw toegevoegd.



Ook kan je per gebruiker bekijken van welke Team Drives hij deel uitmaakt



Bronnen

De gebruikers en activiteiten in uw Team Drives beheren - G Suite-beheerder Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 12 March 2017, from https://support.google.com/a/answer/7337635?hl=nl


How Team Drives solve one of G Suite's biggest problems - Using Technology Better. (2017). Using Technology Better. Retrieved 12 March 2017, from http://usingtechnologybetter.com/how-team-drives-solve-one-of-g-suites-biggest-problems/


Sign in to a work or school account - Drive Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 13 March 2017, from https://support.google.com/drive/answer/7286514?visit_id=1-636250066779799470-1480026619&p=team_drives&rd=1


woensdag 1 maart 2017

Keep integratie met Google Docs

Google Keep maakt sinds vandaag officieel onderdeel uit van de G Suite omgeving.
In je admin panel, zie je Keep nu staan bij de 9 andere officiële G Suite apps.


Het eerste wat opvalt, is de integratie met Google Docs.



Deze integratie werkt in twee richtingen:

- maak van een tekstselectie in docs een notitie;
- sleep een notitie, afbeelding, ... van Keep rechtstreeks in je document.

Je opent Keep via extra > Keep Notitieblok


Je kan nu een stuk tekst uit je document selecteren > rechtermuisklik (1) > Opslaan in Keep-notitieblok.



In de notitie die je op deze manier gemaakt hebt, staat steeds een link naar het document op basis waarvan de notitie gemaakt is.


Omgekeerd werkt ook: sleep een notitie/afbeelding, rechtstreeks vanuit het rechtervenster in een document.


Vervolgens kan je een notitie (dit was al mogelijk) delen met anderen in je domein.


Bronnen

Google brings your Keep notes directly into Docs. (2017). Engadget. Retrieved 1 March 2017, from https://www.engadget.com/2017/02/28/google-keep-notes-docs-integration/

vrijdag 24 februari 2017

Hergebruik Formulieren/Vragen met FormRecycler



Het is mogelijk om een nieuw formulier te maken, met vragen van andere forms waarvan jij eigenaar bent.

Een praktische toepassing kan zijn: je hebt digitale testen rond een bepaald onderwerp.
Je wil een nieuwe test maken met een mix van vragen van reeds gebruikte versies.

Dit kan met de add-on 'Form Recycler'.

Een add-on installeer je als volgt:
(1) open 'meer'
(2) kies 'Add-ons'



Zoek naar 'formrecycler' (1) en klik op 'gratis' (2).

FormRecycler vraagt vervolgens een aantal 'toestemmingen', kies 'toestaan'.

Vervolgens krijg je de melding dat de add-on geïnstalleerd is.

NB deze add-on installeer je voor al je formulieren. Het is niet nodig dit voor ieder formulier opnieuw te doen.

Open de add-on via het puzzelstuk icoontje (1) > formRecycler (2).


Kies Recycle Form Questions


Kies het formulier waaruit je vragen wil recyclen (1) > select (2).


Selecteer de vragen die je wenst te hergebruiken (1) > Insert Questions (2)


De vragen worden toegevoegd een je huidige formulier.
Herhaal de handeling eventueel voor vragen uit andere formulieren.


De locatie van een geopend bestand in Drive

Indien je een bestand hebt geopend, in Drive, is het soms niet duidelijk WAAR dat bestand zich nu eigenlijk bevindt, in welke map ...

Naast de titel van een geopend bestand staat steeds een icoontje.

Zie je onderstaand icoontje: het bestand staat in je 'gedeeld met mij' (dus niet in je 'mijn schijf', door op het icoontje te klikken, verplaats je het naar je 'mijn schijf''


Zie je onderstaand icoontje: het bestand staat in ergens op je 'mijn schijf'.
Klik op het icoontje om te achterhalen waar precies (1).
Indien je vervolgens OP die map klikt, ga je rechtstreeks naar de locatie van het bestand (2).